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实现数字化办公必需有良好的技术支撑,考虑到数字化办公的授权和开放这两个特点,首选技术应该是互连网技术及标准,在此基础上采用相关技术。在技术结构方面,包括Client/Server结构体系和Browser/Server结构体系,前者是传统开发模式,而后者采用动态网页技术,完全适应网络办公或者移动办公需求,是现代办公自动化的首选技术。[3]下面介绍一下所牵涉的几个模块。

(一)通信/工作流

实现数字化办公离不开工作流技术,目前比较流行的是以邮件系统为基础的工作流技术,或叫群件技术。现在随着WEB技术的发展,基于Intranet模式下的工作流软件也越来越多,这种类型的工作流直接使用消息传递中间件作为消息传递手段,不需使用专用的邮件系统作消息平台。这样整个工作流软件负载轻、开放性好、维护方便、并且易于和网上其他业务系统结合。这种技术也和电子商务所使用的技术方向是一致的。[3]因此基于WEB的工作流软件将在未来的数字化办公领域占主导地位。目前微软的Exchange能很好的达到这个目的。

(二)文档管理

有了通信手段之后,数字化办公还需要一个很好的文档管理系统。

它的功能有:

1.通过详尽的可扩展策略管理来控制文档。定义自定义文档管理策略,以便在项目级控制访问权限,指定保留期和到期操作,并通过文档审核设置来跟踪内容。与熟悉的客户端应用程序之间的策略集成使得依从工作对员工透明且更加简便。与信息权限管理之间的集成可帮助确保更好地保护专有和机密信息,即使在未与服务器连接时也能更好地保护。


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